Allgemeine Grundsätze

Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).

Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO).  Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben (Aufnahmeantrag bzw. Beitrittserklärung), die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).

Für die Nutzung von personenbezogenen Daten sowie auch von Fotos im Rahmen der Pressearbeit in den Print- und Online-Medien (Vereinshomepage, Social Media Plattform des Vereins) wird bei Bedarf eine separate Einwilligung eingeholt.

Beitritt zum Verein

Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:

• Vor- und Zuname
• Geschlecht
• Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Wohnort)
• Kommunikationsdaten (Telefon, E-Mail)
• Geburtsdatum
• Bankverbindung

Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.

Die personenbezogenen Daten werden mithilfe der Vereinsführungssoftware der pro-WINNER GmbH verwaltet. Standort der Firma ist Stuttgart und sie unterliegt somit ihrerseits dem europäischen und deutschen Datenschutzgesetz.

Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung des Vereinszweckes erforderlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.

Austritt aus dem Verein

Beim Austritt von Mitgliedern werden alle gespeicherten Daten archiviert. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten dürfen ebenfalls nur zu vereinsinternen Zwecken verwendet werden.

Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassenverwaltung des Vereins betreffen, werden gemäß den steuerrechtlichen Bestimmungen bis zu zehn Kalenderjahre ab der Wirksamkeit des Austritts durch den Verein aufbewahrt. Danach werden diese Daten gelöscht.

Auskunftsrecht

Jedes Mitglied kann jederzeit eine Auskunft darüber verlangen, ob und welche Daten zu welchen Zwecken verarbeitet und an wen auf welcher Grundlage sie weitergegeben werden (Art. 15 DSGVO).

Übermittlung von Daten bei der Mitgliedermeldung

Der Rock’n’Roll-Club „Golden Fifties“ Karlsruhe e.V. ist verpflichtet, seine Mitglieder an die übergeordneten Verbände jeweils mit Stichtag 01.01. des Kalenderjahres zu melden. Die Datenweitergabe erfolgt jedoch lediglich nach einem Altersschlüssel, es werden keine personenbezogenen Daten übermittelt.

Bei aktiven Mitgliedern mit besonderen Aufgaben bzw. Funktionen laut Vereinssatzung (Vorstandsmitglieder), werden ggf. die vollständige Adresse mit Telefonnummer, E-Mail-Adresse sowie der Bezeichnung ihrer Funktion im Verein übermittelt.

Der Verein erklärt ausdrücklich bei Abgabe einer Mitgliedermeldung an die übergeordneten Verbände, dass die Daten ausschließlich für verbandsinterne Zwecke verwendet werden dürfen; eine Überlassung an Dritte ist untersagt bzw. bedarf der schriftlichen Einwilligung der Mitglieder des Vereins.

Sonstige Übermittlung von Daten an Dachverbände

Als Mitglied des Deutschen Rock’n’Roll und Boogie Woogie Verbandes e.V.(DRBV) bzw. des Baden Württembergischen Rock’n’Roll Verbandes e.V. (BWRRV) kann der Verein zur Erfüllung seiner Aufgaben personenbezogene Daten bei folgenden Anlässen an den zuständigen Verband übermitteln:

• Beantragung eines Startbuches, einer Startkarte und / oder einer Startmarke (DRBV) : Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum, Passbild
• Anmeldung zu Lehrgängen / Lizenzerhaltsschulung des BWRRV oder eines anderen Landes- bzw. Fachverbandes: Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum
• Anmeldung der Teilnahme an einer Tanzsportabzeichen-Abnahme (BWRRV) : Vor- und Zuname, Anschrift, Geburtsdatum

Die Übermittlung der Mitgliedermeldung erfolgt in einem datentechnisch verschlüsselten Verfahren.

Öffentlichkeitsarbeit

Der Verein informiert bei besonderen Ereignisse die Tagespresse. Solche Informationen werden überdies auf der Internetseite des Vereins veröffentlicht.

Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen. Personenbezogene Daten des widersprechenden Mitglieds werden von der Homepage des Vereins entfernt.

Weitergabe von Mitgliedsdaten an Vereinsmitglieder

Der Vorstand macht besondere Ereignisse des Vereinslebens, insbesondere Turnierergebnisse, Showauftritte sowie Vereinsfeierlichkeiten auf der Homepage des Vereins bekannt. Dabei können personenbezogene Mitgliederdaten veröffentlicht werden. Das einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleibt in Bezug auf das widersprechende Mitglied eine weitere Veröffentlichung auf der Homepage.

Mitgliederverzeichnisse werden nur an Vorstandsmitglieder und sonstige Mitglieder ausgehändigt, die im Verein eine besondere Funktion ausüben, welche die Kenntnis der Mitgliederdaten erfordert. Macht ein Mitglied geltend, dass er die Mitgliederliste zur Wahrnehmung seiner satzungsmäßigen Rechte benötigt, händigt der Vorstand die Liste nur gegen die schriftliche Versicherung aus, dass die Mitgliederdaten nicht zu anderen Zwecken verwendet werden.

 Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Als Aufsichtsbehörde für die Einreichung von Beschwerden der Betroffenen zum Datenschutz steht der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit Baden-Württemberg zur Verfügung.

Die Beschwerde kann online unter

https://www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de/beschwerde-online-einreichen/

eingereicht werden.